Gdy głosowanie dobiegło już końca, gdy minęły już okrutnie długie dni oczekiwania na ogłoszenie wyników, gdy wreszcie widzimy, że nasz projekt wszedł do puli zwycięskich projektów – otwieramy szampana i spokojnie czekamy aż w zaplanowanym miejscu powstanie nasza wymarzona konstrukcja. To piękny plan, na piękną katastrofę. Niestety, ale trzeba jeszcze zebrać siły na ostatni etap.
To jest trochę jak z tymi ostatnimi 10 km w maratonie, już niby najgorsze za nami, już niby prawie pewne, że damy radę, ale to w tym miejscu decyduje się wszystko. Tak samo z projektem w budżecie obywatelskim. Już się cieszymy, że się udało, już widzimy jak skaczemy po przeszkodach, ale to jeszcze nie koniec naszych wysiłków, musimy jeszcze się aktywnie zaangażować w ostatni etap tej zabawy.
Wbrew pozorom mamy spory wpływ na to co się dzieje po wygranym głosowaniu, oczywiście pod warunkiem, że władze miasta są chętne do współpracy, ja na szczęście spotkałem się z dużą życzliwością i otwartością. Jest to też logiczny ruch ze strony urzędu, aby z nami współpracowali - o ile wykonali już dziesiątki placów zabaw i siłowni plenerowych, kilometry dróg i chodników, to klatki OCR nigdy raczej nie budowali.
Nie wiedzą co to jest multirig, killer plank, weryfikator marzeń, wariat, strażak, gibony, salmon lader, monkey bar, flying monkey itd., itp. nie wiedzą czego oczekiwać, jak to odebrać, zweryfikować – my wiemy. Dlatego w interesie urzędu jest współpraca z nami, aby im w tym pomóc, o tym, że leży to też w naszym interesie nie muszę nawet wspominać :)
Ok, wróćmy więc do początku, do momentu w którym dowiadujemy się, że nasz projekt będzie zrealizowany.
W urzędzie powinien być wyznaczony koordynator projektu, który poprowadzi naszą sprawę. Taka osoba kontaktuje się z osobami zgłaszającymi projekt i wspólnie ustalają szczegóły.
Tak było i w moim przypadku, po pierwszym kontakcie i ustaleniu terminu spotkania, co nie było takie proste, gdyż godziny pracy urzędu nie są nastawione na wygodę ich klientów. Najważniejsze, że się w końcu udało.
Na takim spotkaniu ustaliliśmy m.in. dokładną lokalizację konstrukcji, ale przede wszystkim ostateczną liczbę i typ przeszkód, które mają pojawić się w przetargu.
I tu pojawia się mała zagwozdka, jeśli damy ich za dużo, to wtedy może się okazać, że żadna z firm nie będzie zainteresowana, żadnej się to nie będzie po prostu opłacać. Wtedy będzie trzeba zorganizować kolejny przetarg, będzie to wymagało nowej specyfikacji i uruchomienia całej biurokratycznej procedury na nowo.
Kosztuje nas to przede wszystkim czas. Teoretycznie może to być świadomie obrana strategia i stopniowo zmniejszać wymagania, aż się „wstrzelimy”. Nie uważam, tego jednak za dobrą strategię, urzędnicy też cenią swój czas i mogę zacząć szukać pretekstu by się nie zajmować naszym projektem.
Z drugiej strony jak damy za mało elementów, to mamy wysokie prawdopodobieństwo, że znajdzie się firma, która to wykonana, ale pozostanie niedosyt, że mieliśmy budżet np. na 60 tys. PLN a wykorzystaliśmy tylko 40 tys. PLN.
Ktoś powie hola, hola – przecież w pierwszej części poradnika pisałem aby zwrócić się do firmy produkującej takie konstrukcje, np.: do NASC – New Age Sport Constructions o wycenę. Więc powinniśmy ją mieć. Zgadza się, ale :)
Od tamtego momentu mogło już minąć dobre kilka miesięcy, a nawet pół roku lub więcej. Dlatego zalecam ponowny kontakt i zweryfikowanie wyceny. I dopiero z taką zaktualizowaną wyceną udajemy się na pierwsze spotkanie w urzędzie.
Tu zwrócę też uwagę, że firmy robiąc taką ogólną wycenę z pewnością trochę dorzucą do ceny, uwzględnia pewne ryzyka i dopiero gdy zobaczą oficjalną specyfikację określającą zarówno lokalizację, podłoże jak i prace dodatkowe przyślą do urzędu oficjalną ofertę.
Taka oferta musi być niższa od maksymalnej kwoty określonej we wniosku, jak się więc zabezpieczyć, aby wykorzystać budżet do maksimum? Czy to w ogóle możliwe? W pewnym stopniu tak ;)
Wymyśliliśmy razem z koordynatorem odpowiedni system punktacji ofert. Tzn. oprócz typowego punktowania za cenę i okres gwarancji, dorzuciliśmy kryterium za ilość dodatkowych elementów i wielkość konstrukcji, tak by zmotywować oferentów, aby dołożyli coś od siebie i aby konstrukcja nie była zbyt mała.
Z perspektywy czasu oceniam, ze to była bardzo dobra decyzja, powiem teraz tylko tyle, że wcale nie wygrała oferta z najniższą ceną.
Co się dzieje po spotkaniu? Ano teraz działają urzędnicy i przygotowują specyfikację przetargową.
W moim przypadku, pojawiła się ona po około miesiącu od spotkania na oficjalnej stronie miasta, na której ogłasza się przetargi: http://bip.mikolow.eu/?a=14741
I teraz wkleję fragment SIWZ (specyfikacja istotnych warunków zamówienia) w którym został określony wzór wyboru, moim zdaniem jest to bardzo ciekawe rozwiązanie, którym warto się podzielić i wdrożyć w innych realizacjach.
Zamawiający oceni i porówna jedynie oferty, które nie zostaną odrzucone.
1. Cena: 60 pkt
2. pozacenowe waga 40 pkt
2.1 gwarancja na wykonane roboty i zamontowane urządzenia – 20 pkt
za udzielenie gwarancji na 2 lata – 0 pkt
za udzielenie gwarancji na 3 lata – 10 pkt
za udzielenie gwarancji na 4 lata i więcej – 20 pkt
2.2 ilość zaoferowanych przeszkód – 10 pkt
jeśli Oferent zaoferuje 13 przeszkód – 0 pkt
jeśli Oferent zaoferuje 14 przeszkód – 5 pkt
jeśli Oferent zaoferuje 15 przeszkód i więcej – 10 pkt
2.3 wielkość konstrukcji – 10 pkt
jeśli Oferent zaoferuje konstrukcję o powierzchni 30 m2 – 0 pkt
jeśli Oferent zaoferuje konstrukcję o powierzchni 35 m2 i więcej – 10 pkt
I w tym momencie powinniśmy ponownie pomóc urzędnikom, a właściwie sobie. Firmy z pewnością śledzą tego typu ogłoszenia, ale może się zdarzyć, że im to nasze akurat umknie. Lub zgłosi się tylko jedna firma, która np. przekroczy budżet lub popełni jakiś błąd formalny (więcej o tym za chwilę). Dlatego śmiało piszcie do nich przez Messenger, e-mail, itp. itd. Dajcie im znać, że jest taki przetarg a z pewnością większość z nich przyśle swoją ofertę.
W moim wypadku urząd dał dwa tygodnie na zgłaszanie ofert. Oczywiście już na drugi dzień po zakończeniu terminu pisałem do koordynatora z pytaniem czy są oferty mieszczące się w budżecie.
Na szczęście były :) Szampan już się chłodził… niestety za wcześnie.
Okazało się, że każda z firm, której oferta mieściła się w budżecie, popełniła jakiś błąd formalny (!) albo nie wpłaciła wadium, albo wpłaciła je za późno, albo oryginały ofert wysłane po terminie.
Normalnie załamka.
Trzeba było ogłosić nowy przetarg.
Na szczęście trwało to tylko dwa tygodnie.
Tym razem rozesłałem informację do większej ilości firm, w tym do NASC – New Age Sport Constructions i bardzo dobrze, bo to ich oferta wygrała, choć nie była najtańsza. Zdecydowały punkty za ilość przeszkód i wielkość konstrukcji. Wymyślony system zadziałał prawidłowo :)
Szampan już się chłodził, ale… :)
Od momentu ogłoszenia wyboru wykonawcy, pozostali oferenci mają 5 dni na składanie skarg. To było długie 5 dni, na szczęście nikt się nie pożalił. Droga do podpisania umowy stanęła otworem. Gdy to się już stało faktem, było już z górki.
Teraz pozostało wyłącznie wziąć udział w wizji lokalnej razem z wykonawcą i urzędnikami, określić dokładniej gdzie ma się konstrukcja znajdować, jak ją ustawić i już :)
Dwa miesiące później nastąpiło uroczyste przecięcie wstęgi 😃
Ta dam, kurtyna, koniec opowieści.
Mogę tylko dodać, że zainteresowanie konstrukcją przeszło moje oczekiwania, w okresie letnio jesiennym każdego wieczora można było tam kogoś spotkać, czasem bardzo liczne grupy treningowe.
Miasto też jest bardzo zadowolone z posiadania takiej konstrukcji i już snujemy plany rozbudowy o część przeznaczoną dla mniejszych dzieci, a nawet organizacji jakiegoś challengu, ba, prawdziwego biegu OCR i zawodów Ninja, ale to już temat na osobną opowieść :)
P.S. Czy coś szło zrobić lepiej? Hmm upewniłbym się aby w SIWZ był wpisany wymóg doświadczenia w budowie tego typu konstrukcji, nie siłowni plenerowych, ale klatek OCR. To zabezpieczyłoby nas przed firmą „kogucik”, która chciałaby zrobić byle co, byle jak, zgarnąć pieniądze i potem zniknąć z rynku.
Na szczęście, poza jedną firmą, która dała cenę duuuużo powyżej budżetu, pozostałe oferty pochodziły od renomowanych marek. Nie zaszkodzi się jednak odpowiednio zabezpieczyć.
Ok, to tyle. Dziękuję za uwagę, mam nadzieję, że poradnik będzie przydatny.
Na sam koniec jeszcze raz podziękowania dla NASC za objęcie swoim patronatem tego cyklu o wybudowaniu klatki OCR ze środków budżetu obywatelskiego. Pamiętajcie o nich, gdy będziecie informować firmy o możliwości składania ofert. Ja jestem naprawdę zadowolony z tego co wybudowali w Mikołowie. Wam też tego życzę, aby udało się wybudować w Waszym mieście takie cudo.
Piona.